Informativa privacy

XYZ di Davide Bellomi, P.IVA 14629320962, gestisce il servizio BepiFlow. Per i dati di account, fatturazione e assistenza opera come titolare del trattamento; per lead, clienti, documenti e attività inseriti dalle aziende clienti opera normalmente come responsabile del trattamento per conto dell’azienda che usa il CRM.

Contatto privacy: privacy@bepiflow.com.

Dati identificativi e di contatto, credenziali protette, azienda, ruolo e team; dati di utilizzo e sicurezza; dati di fatturazione e abbonamento; richieste di assistenza. Il CRM tratta inoltre i dati commerciali caricati dall’azienda cliente, inclusi lead, opportunità, veicoli, comunicazioni, appuntamenti e documenti.

Per le email che guidano l’uso del servizio, BepiFlow registra il clic sul pulsante principale e il successivo ingresso autenticato nell’app dello stesso destinatario. Il collegamento usa un token casuale privo di email o dati aziendali; le aperture delle email non vengono tracciate.

Quando un utente sceglie di inviare una segnalazione tecnica dall’app, vengono raccolti la descrizione del problema, la pagina interessata, informazioni su browser e dimensioni dello schermo e lo screenshot autorizzato dall’utente. Prima dell’invio viene mostrata un’anteprima, così da evitare di condividere password, dati di pagamento o informazioni non necessarie.

I dati servono per attivare e fornire il contratto, autenticare gli utenti, gestire pagamenti e assistenza, prevenire abusi, garantire sicurezza e continuità operativa e rispettare obblighi di legge. Le comunicazioni promozionali richiedono una base giuridica separata quando prevista.

Per presentare BepiFlow ad aziende e professionisti del settore automotive, il titolare può raccogliere dati aziendali già pubblici, come ragione sociale, sito, sede, telefono e indirizzo email professionale, da siti delle aziende, elenchi aperti e OpenStreetMap. Per ogni prospect vengono conservati la fonte, la data della ricerca, la valutazione di pertinenza, i messaggi approvati e gli esiti del contatto.

Gli strumenti AI possono classificare esclusivamente queste informazioni pubbliche e preparare bozze di proposta. L’invio non è autonomo: un Superadmin deve verificare destinatario, pertinenza, contenuto e presupposto applicabile. BepiFlow non acquista elenchi e non usa l’AI per dedurre dati sensibili o informazioni interne dell’azienda.

Il destinatario può opporsi in qualunque momento tramite il collegamento presente nel messaggio o scrivendo a privacy@bepiflow.com. L’opposizione viene registrata per impedire contatti successivi; i dati residui sono conservati in forma minima per rispettare tale richiesta e documentare l’attività.

Il servizio utilizza fornitori selezionati per hosting e distribuzione dell’applicazione (Vercel), database e autenticazione (Supabase, progetto in regione UE), protezione anti-abuso delle registrazioni (Cloudflare Turnstile), pagamenti (Stripe), email transazionali (Resend) e funzioni AI opzionali (OpenAI). Questi fornitori operano secondo il ruolo applicabile e gli accordi sul trattamento sottoscritti da BepiFlow.

L’elenco dei sub-responsabili, le funzioni affidate e le garanzie per gli eventuali trasferimenti internazionali sono messi a disposizione dell’azienda cliente nella documentazione contrattuale. Sono trasmessi soltanto i dati necessari alla funzione richiesta.

Con il consenso dell’interessato, BepiFlow utilizza gli strumenti di misurazione OpenAI Ads e Meta per comprendere se una visita al sito pubblico genera una registrazione o una richiesta demo. Sono trasmessi un identificativo tecnico dell’evento, il tipo di conversione, l’ora, la pagina pubblica priva di parametri e, quando disponibile, un riferimento pubblicitario opaco.

Per migliorare l’associazione delle conversioni Meta, email e telefono possono essere normalizzati e trasformati con SHA-256 sul server prima della trasmissione; possono inoltre essere trattati indirizzo IP, user agent e identificativi pubblicitari Meta. Non vengono inviati documenti, note, opportunità o altri contenuti del CRM. La misurazione è facoltativa, resta disattivata fino al consenso e può essere revocata dalle impostazioni cookie. Il rifiuto non limita l’accesso al sito o al servizio.

L’Assistente AI è un add-on facoltativo attivato dall’azienda cliente. Quando un utente richiede un’analisi, BepiFlow trasmette tramite API a OpenAI il contesto commerciale strettamente necessario: nome del cliente, azienda, stato e valore dell’opportunità, veicoli richiesti, esigenze, permuta, note, attività, preventivi, stato della pratica e comunicazioni recenti. Email, numeri di telefono e allegati non vengono inclusi.

OpenAI tratta questi dati per produrre l’analisi richiesta. BepiFlow imposta store: false, quindi la risposta non viene salvata come stato applicativo recuperabile tramite API. Questa impostazione non equivale alla Zero Data Retention: salvo l’attivazione di controlli contrattuali ulteriori, contenuti e metadati possono essere conservati nei log di prevenzione degli abusi per un massimo ordinario di 30 giorni, fatti salvi obblighi di legge o esigenze di sicurezza. I dati inviati all’API non sono usati per addestrare i modelli OpenAI, salvo un’eventuale adesione volontaria alla condivisione che BepiFlow non abilita.

L’Assistente produce suggerimenti e bozze da verificare, non prende decisioni autonome e non modifica il CRM. L’azienda cliente deve evitare di inserire nelle note dati appartenenti a categorie particolari, credenziali, documenti di identità completi o altre informazioni non necessarie all’attività commerciale.

Il trattamento è disciplinato dal contratto con l’azienda cliente, dal relativo accordo sul trattamento e dagli accordi applicabili con OpenAI. Informazioni tecniche aggiornate sono disponibili nei controlli dati dell’API OpenAI.

I dati operativi del CRM sono conservati per la durata del servizio. L’amministratore può scaricare un archivio completo e verificato prima della chiusura. Quando richiede la cessazione, il workspace viene sospeso e resta recuperabile per 30 giorni; entro questo termine la richiesta può essere annullata.

Trascorsi 30 giorni, un processo automatico elimina dati CRM, documenti archiviati e accessi degli utenti e produce una ricevuta tecnica priva dei contenuti del CRM. Eventuali copie di sicurezza non sono riutilizzate per l’attività ordinaria e decadono secondo il ciclo tecnico di backup applicabile. Dati contabili, fiscali o necessari alla tutela di un diritto possono essere conservati separatamente e in forma minimizzata per il periodo imposto dalla legge; la ricevuta tecnica di cancellazione è conservata per 10 anni.

Sono applicati separazione tra aziende, permessi per ruolo, connessioni cifrate, controlli sugli accessi, backup e monitoraggio. Un blocco legale documentato può sospendere la cancellazione soltanto per il tempo necessario all’obbligo applicabile.

Le segnalazioni tecniche e i relativi screenshot sono conservati in area privata per il tempo necessario a diagnosticare, correggere e verificare il problema e per documentare la sicurezza del servizio; successivamente vengono eliminati o minimizzati secondo le procedure di assistenza applicabili.

I dati tecnici relativi alle email guida sono conservati con il percorso di onboarding dell’account e vengono eliminati in cascata alla cancellazione dell’utente. Il token temporaneo nel browser scade entro 7 giorni.

La persona può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione quando applicabili e può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per dati inseriti da una concessionaria o società di noleggio, la richiesta va normalmente rivolta prima a quell’azienda.

Questa informativa può essere aggiornata per cambiamenti normativi o tecnici. Le modifiche rilevanti saranno comunicate attraverso il servizio o i recapiti dell’account. Versione privacy: 2026-09-11.